一、引言

台灣創新技術博覽會（TIE），是台灣最具規模與國際影響力的技術創新展會之一。不僅提升台灣科技產業的國際能見度，吸引跨國企業投資，更是推動創新技術發展、促進產業發展升級與加深國際合作的關鍵平台。然而，若要讓這個國際級平台發揮最大效益，除了精湛的技術與創新內容，完善且高效的人力配置更是不可或缺的成功要素。
 

二、人力資源需求分析

在展會中，人力資源是維持展會秩序、塑造專業形象、促進商機轉化的核心角色。針對不同環節配置適當人員，不僅能確保展會順利進行，更能優化參展體驗，創造更高的附加價值。
 

1. 前期設計與規劃：根據人流動線與參展單位類別，合理規劃場館與展區，最大化參展效益。

 

2. 現場施工與製作：會前由技術人員負責攤位搭建、電力安裝、燈光與視聽設備測試，確保展區功能完善。會後迅速拆除、環境清理，並確保資產完整回收。

 

3. 資訊技術支持：當設備異常時，技術人員需即時處理，避免展示中斷或資訊落差。

 

4. 會議與活動協助：協助論壇、媒合會、技術發表等流程順利進行，維持現場秩序與流暢度。

 

5. 參展商接待：提供展區導覽與活動流程等資訊，協助參展商快速熟悉環境。

 

6. 現場執行：負責參觀者引導、貴賓接待、商業媒合協助等，並需具備即時處理突發狀況的能力。

 

從前期規劃到現場執行，展會的成功高度仰賴具備專業素養與執行力的工作團隊，而如何建立這樣的人力資源支援，將會是確保展會順利進行的關鍵。
 

三、幕後人力配置

● 組織結構與角色分配

建立明確的組織架構與分工機制，能有效提升團隊運作效率，確保各項任務順利推進。
 

1. 項目專案人員：展會人力配置的統籌核心。負責前期人員篩選與培訓，並於展期間依需求分配工作進度、監控各區KPI執行情況。

 

2. 資源調度人員：展會現場的資源管理中樞。負責人力即時調度、物資分配、支援突發狀況，並定期彙整各區運作狀況回報。

 

3. 臨時工作人員：現場執行主力，負責接待、引導、說明等基礎工作，並確保任務確實執行與狀況即時回報。

 

4. 專業/專長人員：負責國際接待、跨語言溝通、技術說明等高專業度任務，促進技術交流與合作。

透過清楚的角色定位與責任劃分，讓每個角色發揮關鍵作用，促使展會運作得更具效率與彈性。
 

● 人員培訓與角色適配

建立分層、系統化的培訓與選才機制，以確保工作團隊具備應變與執行能力。

1. 分層培訓制度：根據崗位特性進行分層說明與實地演練，強化團隊間的協作默契與突發應變能力。

2. 嚴謹選才流程：以多階段篩選機制挑選符合需求的成員，再透過面試檢視其臨場反應與溝通能力。並優先錄用可全程參與者，以確保人員熟悉度與現場穩定性。
 

透過以上嚴謹的選才標準，確保每位工作人員在展會中能迅速適應角色並發揮所長，為所有參展商和與會者提供最佳的參展體驗。
 

四、實際運作中的挑戰

在展會的執行過程中，即便準備充分，仍有可能面臨人力管理的潛在挑戰，若未即時處理，將影響展會效能：
 

1. 橫向溝通不暢：許多展會長期依賴紙本資料進行資訊傳遞，導致跨部門溝通時，資訊查找不便、更新不及時，甚至可能因文件遺失而影響決策。此外，職務分工不明確也可能進一步加劇溝通不順，導致執行效果不如預期。
 

✦ 數位化資料管理：在展會前將資料全面數位化管理、雲端分類儲存，提高資訊更新與存取效率。

✦ 明確職務分工：在規劃初期即釐清職責範疇，以減少職責模糊與溝通落差等問題的發生。
 

2. 工作分配不均：在此次展會期間，由於事前無法及早取得廠商資料，導致工作人員只能在開展前一晚，短時間內準備相關資訊，再加上內容中包含許多的專業術語，進而導致人員反應負擔過重，工作量分配不均的問題。
 

✦ 儘早提供廠商資料：若狀況允許，建議應至少在展會開始前三天提供完整的廠商資料，讓工作人員有充足時間熟悉內容。

✦ 設置備用人員：若無法提前提供資料，建議預留備用工作人員，在臨時情況發生時能迅速支援，協助分擔工作壓力。
 

3. 開立社群階層式向下溝通：建立更完善的資訊流通機制與即時應變策略，將有助於提升展會的管理效能。
 

✦ 開設LINE社群，強化即時溝通機制，確保上層管理者能及時掌握並調度資源。

✦ 即時拍攝展會現場狀況並回報，便於會後檢討與資料調閱，提升整體管理反應力。
 

五、案例分析

1. 成功的人力配置範例：某展會曾在引進「即時數位管理系統」後，大幅提升人員協調效率。展會開展前即完成各單位人員的分工簡報、資料雲端化與展場模擬演練。展期間，資源調度人員能透過即時通訊系統快速解決人力空缺問題，並即時回報現場突發狀況，讓展會在面對高峰時段人流湧入的情況下，依然保持良好的秩序與流暢度。最終參展商滿意度與現場媒合成效皆創下歷年新高。
 

2. 失敗的人力配置經驗教訓：在某次同類型展會中，因人員職責分工與資訊共享機制未能完善，導致部分工作人員在展會前夕才收到職務通知。由於準備時間有限，部分人員對攤位內容尚未完全熟悉，無法即時回應參觀者的問題，影響互動品質。此外，當臨時狀況發生時，缺乏即時應變機制，導致重要客戶的接待有所延遲，使部分參展商感到不便。雖然整體展會仍順利完成，但在品牌形象與商機轉化方面，仍有進一步優化的空間。
 

由上述兩個案例可知，導入即時數位管理系統並提前規劃、雲端化資訊與模擬演練，可有效提升協調效率，確保展會順暢運作，進而提升參展商滿意度與商機轉化率。而事前職責分工與資訊共享也相當重要，若準備不足，將影響應變能力與展會體驗。因此，建議提前提供職務說明與應變計畫，確保人員能迅速適應，避免影響整體展會品質。
 

六、結論

透過完善的人力配置與高效管理，展會能夠確保順暢運行並提升參展價值。綜合前述分析與案例經驗，可歸納出以下幾點建議，以提升未來展會的人力管理效能：
 

1. 對未來展會人力配置的建議：

✦ 重視人員選才與訓練：提前釐清人力需求，精準招募適任人選，提供具體、實戰導向的培訓，確保所有工作人員具備應變能力與專業知識。

✦ 提前規劃並清楚分工：建立明確的分工機制，讓每位人員職責明確、熟悉場域與流程。

✦ 建立數位化管理機制：透過即時通訊系統與雲端資料管理，有效提升資訊共享與橫向溝通效率。

✦ 靈活人力調度機制：預留支援人員，應對突發狀況，避免因臨時變動讓展會產生混亂。
 

2. 除了人力配置外，成功展會的其他關鍵因素還包括：

✦ 場域規劃與動線設計： 有效疏導人流、提升參展便利性。

✦ 展會內容整合與主題聚焦： 聚焦主題有助於吸引媒體與廠商目光。

✦ 整合行銷與宣傳佈局： 提升展會聲量與參與度。

✦ 數據回收與會後分析： 為未來展會提供依據與改善方向。改進方向，來確保未來活動能持續進步與優化。
 

綜合而言，一場成功的展會，絕非偶然。從前期規劃到現場執行，每一項細節的落實與人力資源的整合，都是最終成效的根基。透過系統化、數位化與人本思維相結合的人力配置策略，方能打造真正專業且具國際水準的展覽平台。